CÁC YẾU TỐ NỘI TẠI ẢNH HƯỞNG ĐẾN VIỆC TRIỂN KHAI, ÁP DỤNG HỆ THỐNG QUẢN LÝ TẠI HỢP TÁC XÃ

Vũ Anh Tuấn[1]

Tóm tắt

Hợp tác xã (HTX) đóng vai trò quan trọng trong nền kinh tế của nhiều quốc gia, đặc biệt là ở các nước đang phát triển. Để nâng cao chất lượng sản phẩm và dịch vụ, việc áp dụng hệ thống quản lý (management system - MS) trở nên cần thiết để tăng cường khả năng cạnh tranh và đảm bảo sự phát triển bền vững của Hợp tác xã. Tuy nhiên, quá trình này không chỉ chịu ảnh hưởng từ các yếu tố bên ngoài mà còn bị chi phối bởi các yếu tố nội tại. Bài viết này sẽ phân tích một cách chi tiết ảnh hưởng của các yếu tố nội tại đến việc áp dụng hệ thống quản lý trong các HTX.

Từ khóa: Yếu tố nội tại; hệ thống quản lý; áp dụng; hợp tác xã.

I. Một số khái niệm cần làm rõ

Hệ thống quản lý mô tả cách thức mà các công ty tự tổ chức trong cấu trúc và quy trình của họ để hành động một cách có hệ thống, đảm bảo các quy trình suôn sẻ và đạt được kết quả theo kế hoạch Các hệ thống quản lý hiện đại thường tuân theo chu trình lập kế hoạch, thực hiện, xem xét và cải tiến (Plan – Do – Check – Act). Một hệ thống quản lý hiệu quả dựa trên và kiểm soát các quy trình được cấu trúc và tối ưu hóa. Do đó, nó thiết lập sự cải tiến có hệ thống và liên tục của tổ chức thông qua các quy tắc, vai trò và quy trình rõ ràng.Hệ thống quản lý có thể được sử dụng trong mọi lĩnh vực - tùy thuộc vào nơi công ty của bạn hoạt động và những mục tiêu cần đạt được. Điều này có thể là trong một ngành cụ thể, chẳng hạn như vận tải và hậu cần, ngành công nghiệp ô tô hoặc chăm sóc sức khỏe, hoặc thậm chí trong các ngành công nghiệp[2].

Yếu tố nội tại của một tổ chức là những yếu tố bên trong của nó, mà tổ chức hoàn toàn có khả năng quyết định, thay đổi chi phối, ví dụ như bộ máy quản lý, nhân sự, cơ sở vật chất, tài chính hay chiến lược phát triển[3]. Điều này đối lập với các yếu tố bên ngoài, là những thứ mà tổ chức không thể quyết định được, như là thị trường, đối thủ cạnh tranh hay chính sách pháp luật của nhà nước.

II. Phân tích sự ảnh hưởng của các yếu tố nội tại

1. Quản Lý và Lãnh Đạo

1.1 Sự Cam Kết của Ban Quản Lý

Ban quản lý và lãnh đạo của HTX đóng vai trò quyết định trong việc áp dụng và duy trì hệ thống quản lý. Sự cam kết mạnh mẽ từ lãnh đạo về việc cải thiện chất lượng là yếu tố quan trọng để thúc đẩy quá trình này. Các lãnh đạo cần thể hiện sự cam kết bằng cách đưa ra các chính sách và chiến lược rõ ràng, dành nguồn lực tài chính và thời gian để thực hiện các hoạt động liên quan đến chất lượng.Để xây dựng một hệ thống quản lý thành công và hiệu quả, ban lãnh đạo cấp cao của tổ chức phải đi đầu trong mọi nỗ lực về chất lượng. Ban lãnh đạo phải tin tưởng vào triết lý quản lý chất lượng và cam kết hành động với các mục tiêu chất lượng dài hạn của tổ chức. Từ đó, ban lãnh đạo cần trực tiếp tham gia vào việc phát triển hệ thống quản lý cũng như thực hiện các biện pháp thích hợp để huy động sự tham gia tích cực và sáng tạo của mọi người trong tổ chức nhằm đạt được các mục tiêu đã đề ra. Một ví dụ điển hình cho thấy sự yếu kém của ban lãnh đạo trong việc thực hiện hệ thống quản lý chất lượng là khi họ chỉ tập trung vào các mục tiêu ngắn hạn, lợi nhuận và số lượng mà bỏ qua yếu tố chất lượng.

1.2 Tầm Nhìn và Chiến Lược

Một tầm nhìn và chiến lược rõ ràng về chất lượng từ ban lãnh đạo sẽ giúp định hướng và tạo động lực cho toàn bộ tổ chức. Điều này bao gồm việc xác định mục tiêu cụ thể, lập kế hoạch hành động chi tiết, và phân bổ nguồn lực hợp lý để đạt được các mục tiêu chất lượng. Khi lãnh đạo có một chiến lược rõ ràng, các thành viên trong HTX sẽ dễ dàng hơn trong việc hiểu và thực hiện các quy trình hệ thống quản lý.

Ví dụ: HTX Sữa Mộc Châu ở Sơn La đã xây dựng tầm nhìn trở thành nhà cung cấp sữa sạch và an toàn hàng đầu tại Việt Nam. Để đạt được mục tiêu này, ban lãnh đạo đã thiết lập chiến lược áp dụng hệ thống quản lý ISO 22000 cho toàn bộ quy trình sản xuất, từ chăn nuôi bò sữa đến sản xuất và phân phối sản phẩm. Chiến lược này bao gồm các kế hoạch hành động cụ thể như đào tạo nhân viên, đầu tư vào công nghệ kiểm tra chất lượng và thiết lập hệ thống theo dõi sản phẩm[4].

2. Nguồn Nhân Lực

2.1 Đào Tạo và Phát Triển

Việc đào tạo và phát triển kỹ năng cho nhân viên là yếu tố quan trọng để đảm bảo rằng tất cả các thành viên của HTX đều hiểu và thực hiện đúng các quy trình HỆ THỐNG QUẢN LÝ. Đào tạo liên tục giúp nâng cao nhận thức về chất lượng và khả năng áp dụng các công cụ và kỹ thuật quản lý chất lượng. Các HTX cần đầu tư vào các chương trình đào tạo chuyên sâu, không chỉ về kiến thức kỹ thuật mà còn về kỹ năng mềm như giao tiếp và làm việc nhóm.

Ví dụ: HTX trồng rau củ quả sạch Ba Chữ tại Hà Nội đã đầu tư mạnh mẽ vào đào tạo nhân viên về quy trình sản xuất rau sạch theo tiêu chuẩn VietGAP. Các thành viên của HTX được tham gia các khóa học về kỹ thuật trồng trọt, quản lý sâu bệnh và bảo quản sản phẩm. Nhờ đó, chất lượng rau sạch của HTX đã được cải thiện đáng kể, đáp ứng yêu cầu khắt khe của các siêu thị lớn trong nước[5].

2.2 Văn Hóa Chất Lượng

Văn hóa chất lượng trong HTX là yếu tố nội tại quan trọng ảnh hưởng đến sự thành công của HỆ THỐNG QUẢN LÝ. Văn hóa này bao gồm thái độ, giá trị và hành vi của tất cả thành viên trong tổ chức đối với chất lượng. Một văn hóa chất lượng mạnh mẽ sẽ thúc đẩy sự cam kết và hợp tác từ tất cả các thành viên. Điều này đòi hỏi sự lãnh đạo từ trên xuống dưới và việc tạo ra một môi trường làm việc mà ở đó chất lượng được coi trọng và khuyến khích.

Ví dụ, HTX Nuôi Tôm Minh Phú ở Cà Mau đã tạo ra một văn hóa chất lượng mạnh mẽ thông qua việc tuyên truyền và khuyến khích các thành viên luôn đặt chất lượng sản phẩm lên hàng đầu. Các biện pháp này bao gồm việc tổ chức các buổi thảo luận về chất lượng, khen thưởng những thành viên có thành tích xuất sắc trong việc tuân thủ quy trình chất lượng và xây dựng một môi trường làm việc mà mọi người đều cảm thấy tự hào về sản phẩm của mình[6].

3. Công Nghệ và Hạ Tầng

3.1 Trang Thiết Bị và Công Nghệ

Trang thiết bị hiện đại và công nghệ tiên tiến đóng vai trò quan trọng trong việc áp dụng HỆ THỐNG QUẢN LÝ. Các HTX cần đầu tư vào cơ sở hạ tầng và trang thiết bị để đảm bảo rằng các quy trình sản xuất và kiểm tra chất lượng được thực hiện chính xác và hiệu quả. Công nghệ tiên tiến không chỉ giúp cải thiện chất lượng sản phẩm mà còn tăng năng suất và giảm chi phí.

Ví dụ, nhiều HTX nông nghiệp tại Quảng Nam đã đầu tư mạnh cho thiết bị, máy móc để tăng năng suất, quy mô sản xuất. Tiêu biểu là vàotháng 10/2020, HTX Nông nghiệp Hoàng Hải Tam Quang triển khai dự án đầu tư xây dựng nhà máy chế biến nấm với kinh phí trên 1,5 tỷ đồng hướng đến mục tiêu vừa phát triển sản xuất nấm thương phẩm chất lượng cao, vừa nâng cao giá trị sản phẩm tiến đến sản phẩm cuối cùng đến tay người tiêu dùng[7].

3.2 Hệ Thống Thông Tin

Hệ thống thông tin mạnh mẽ và hiệu quả giúp quản lý và giám sát các quy trình chất lượng một cách liên tục. Hệ thống này bao gồm các công cụ phần mềm để theo dõi, phân tích và báo cáo về chất lượng sản phẩm và dịch vụ. Một hệ thống thông tin tốt sẽ cung cấp dữ liệu kịp thời và chính xác, giúp ban lãnh đạo đưa ra các quyết định đúng đắn và cải thiện liên tục các quy trình quản lý chất lượng.

Ví dụ, mô hình HTX thủy sản, trồng trọt dùng IoT ở huyện Quảng Điền - tỉnh Thừa Thiên Huế cũng là một điển hình về việc ứng dụng công nghệ số vào sản xuất. HTX đã dùng phần mềm quản lý HTX (dạng ERP), dùng hệ thống phần cứng IoT và phần mềm để quản lý các chỉ số môi trường nước phục vụ nuôi cá trắm lồng trên sông[8]. Hệ thống này giúp theo dõi toàn bộ quy trình sản xuất, từ đặt hàng nguyên liệu, sản xuất, đến kiểm tra chất lượng và giao hàng. Nhờ đó, HTX có thể quản lý và giám sát chất lượng sản phẩm một cách liên tục và hiệu quả.

4. Quy Trình và Thủ Tục

4.1 Thiết Kế và Tài Liệu Quy Trình

Quy trình và thủ tục rõ ràng, chi tiết là yếu tố quan trọng để đảm bảo rằng hệ thống quản lý được thực hiện đúng và nhất quán. Các HTX cần xây dựng và tài liệu hóa các quy trình sản xuất, kiểm tra và quản lý chất lượng một cách đầy đủ và rõ ràng. Việc này không chỉ giúp các thành viên dễ dàng hiểu và tuân thủ mà còn tạo cơ sở cho việc kiểm tra và cải tiến liên tục.

Ví dụ, nhiều hợp tác xã sản xuất café tại Buôn Mê Thuật đã xây dựng và tài liệu hóa các quy trình sản xuất cà phê theo tiêu chuẩn quốc tế. Các quy trình này bao gồm từ việc lựa chọn hạt cà phê, rang xay đến đóng gói và kiểm tra chất lượng. Mỗi bước đều được ghi chép chi tiết và kiểm soát nghiêm ngặt để đảm bảo rằng sản phẩm cà phê cuối cùng đạt chất lượng cao nhất[9].

4.2 Kiểm Soát và Đánh Giá

Việc kiểm soát và đánh giá liên tục các quy trình và kết quả chất lượng là yếu tố quan trọng để duy trì và cải tiến HỆ THỐNG QUẢN LÝ. Điều này bao gồm việc thực hiện các cuộc kiểm tra nội bộ, đánh giá hiệu suất và cải tiến liên tục dựa trên các kết quả đánh giá. Một hệ thống kiểm soát và đánh giá hiệu quả sẽ giúp phát hiện sớm các vấn đề và kịp thời đưa ra các biện pháp khắc phục.

Ví dụ, HTX Chăn Nuôi Gia Cầm Bình An ở Bình Dương đã thiết lập hệ thống kiểm soát và đánh giá chất lượng sản phẩm gia cầm thông qua các cuộc kiểm tra nội bộ định kỳ. Hệ thống này bao gồm các chỉ số đánh giá về an toàn thực phẩm, vệ sinh chuồng trại và chất lượng thức ăn chăn nuôi. Kết quả kiểm tra được phân tích và sử dụng để cải thiện quy trình sản xuất, đảm bảo rằng các sản phẩm gia cầm luôn đạt tiêu chuẩn chất lượng[10].

5. Nguồn Lực Tài Chính

Nguồn lực tài chính là yếu tố then chốt ảnh hưởng đến khả năng áp dụng và duy trì hệ thống quản lý. Các HTX cần có sự đầu tư đủ lớn vào các hoạt động liên quan đến chất lượng, bao gồm đào tạo, công nghệ, trang thiết bị và kiểm tra chất lượng. Một ngân sách hợp lý và ổn định sẽ giúp các HTX có thể duy trì các hoạt động hệ thống quản lýmột cách liên tục và hiệu quả.

Ví dụ: HTX Sản Xuất Thủ Công Mỹ Nghệ Bát Tràng đã sử dụng nguồn lực tài chính để đầu tư vào các máy móc hiện đại và các chương trình đào tạo nghệ nhân. Sự đầu tư này giúp cải thiện quy trình sản xuất và nâng cao chất lượng sản phẩm gốm sứ, từ đó tăng cường khả năng cạnh tranh trên thị trường quốc tế[11].

6. Sự Tham Gia và Hợp Tác của Thành Viên

6.1 Sự Tham Gia Chủ Động

Sự tham gia chủ động của tất cả các thành viên trong HTX là yếu tố quan trọng để đảm bảo sự thành công của hệ thống quản lý bởi họ là người trực tiếp vận hành hệ thống quản lý. Do đó, tất cả thành viên cần cam kết và tham gia tích cực vào các hoạt động cải tiến hệ thống quản lý, năng suất chất lượng. Sự tham gia chủ động không chỉ giúp tăng cường sự hiểu biết và cam kết của các thành viên mà còn tạo ra một môi trường làm việc tích cực và đoàn kết.

Ví dụ, HTX Nuôi Cá Lăng Sơn La đã khuyến khích sự tham gia chủ động của các thành viên thông qua việc tổ chức các buổi họp định kỳ, thảo luận về các vấn đề liên quan đến chất lượng và đề xuất các giải pháp cải tiến. Mọi thành viên đều có cơ hội đóng góp ý kiến và tham gia vào các hoạt động cải tiến chất lượng, từ đó tạo ra một môi trường làm việc tích cực và đoàn kết[12].

6.2 Hợp Tác và Chia Sẻ Kinh Nghiệm

Hợp tác và chia sẻ kinh nghiệm giữa các thành viên trong HTX và với các đối tác bên ngoài có thể giúp nâng cao hiệu quả của hệ thống quản lý. Qua đó, các HTX có thể học hỏi lẫn nhau và tận dụng các kinh nghiệm tốt để cải thiện quy trìnhvận hành hệ thống quản lý, nâng cao chất lượng sản phẩm dịch vụ.Việc hợp tác cũng giúp tạo ra một mạng lưới hỗ trợ lẫn nhau, góp phần nâng cao năng lực và sự phát triển bền vững của các HTX.

Ví dụ: HTX Trồng Cà Phê Đắk Lắk đã hợp tác với các HTX khác trong khu vực và các chuyên gia quốc tế để học hỏi và chia sẻ kinh nghiệm về quản lý chất lượng. Thông qua các buổi hội thảo và các chuyến tham quan học hỏi, các thành viên của HTX đã nâng cao kiến thức và kỹ năng, áp dụng những kinh nghiệm tốt vào quy trình sản xuất của mình[13].

Kết Luận

Bài viết này đã phân tích được việc áp dụng hệ thống quản lý trong các hợp tác xã chịu ảnh hưởng mạnh mẽ từ nhiều yếu tố nội tại. Các yếu tố như quản lý và lãnh đạo, nguồn nhân lực, công nghệ và hạ tầng, quy trình và thủ tục, nguồn lực tài chính, và sự tham gia của thành viên đều đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo sự thành công của hệ thống quản lý. Để đạt được mục tiêu nâng cao chất lượng sản phẩm và dịch vụ, các hợp tác xã cần chú trọng đến việc nâng cao năng lực nội tại, tạo ra một môi trường văn hóa chất lượng và tận dụng tối đa các nguồn lực hiện có. Chỉ khi đó, các hợp tác xã mới có thể phát triển bền vững và cạnh tranh hiệu quả trên thị trường.

DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO

1. Tim Landerville, Quality management systems guide, Isocert Solutions, LLC.

2. Tổng cục Tiêu chuẩn, đo lường, chất lượng, Các hệ thống quản lý và công cụ cải tiến năng suất chất lượng, Nxb Hồng Đức, 2018.

3.https://www.dqsglobal.com/vi-vn/cac-khoa-hoc/trung-tam-kien-thuc-dqs/he-thong-quan-ly-la-gi#P1 (Truy cập ngày 15/02/2024).

4. Kanagi Kanapathy, Critical Factors Of Quality Management Used In Research Questionnaires: A Review Of Literature, Sunway Connecting Repositories, 2008.

https://core.ac.uk/outputs/148366337/?source=oai(Truy cập ngày 15/02/2024)

5. https://baophapluat.vn/moc-chau-milk-thuong-hieu-sua-tuoi-viet-co-quy-trinh-chan-nuoi-va-san-xuat-hien-dai-post516067.html
(Truy cập ngày 15/02/2024).

6.vvvhttps://vnbusiness.vn/hop-tac-xa/trong-rau-theo-tieu-chuan-vietgap-htx-thu-loi-ca-tram-trieu-moi-thang-1099895.html (Truy cập ngày 15/02/2024).

7.vvvhttps://thuysanvietnam.com.vn/tom-minh-phu-chat-luong-chinh-la-thuong-hieu/ (Truy cập ngày 15/02/2024).

8.vvvhttps://baoquangnam.vn/nang-cao-nang-luc-hoat-dong-cho-hop-tac-xa-nong-nghiep-3137664.html (Truy cập ngày 19/02/2024).

9. https://vietnamnet.vn/nhieu-htx-day-manh-ung-dung-cong-nghe-so-vao-san-xuat-2228921.html (Truy cập ngày 19/02/2024).

10.vvhttp://vietlinh.vn/tin-tuc/2024/trong-trot-2024-s.asp?ID=189
(Truy cập ngày 25/02/2024).

11.vvhttps://www.binhduong.gov.vn/tin-tuc/2022/03/226-binh-duong-phat-trien-chan-nuoi-theo-huong-trang-trai-ung-dung-cong-nghe-cao-gan-voi-che-bien-phuc-vu-xuat-kha (Truy cập ngày 25/02/2024).

12. https://vnbusiness.vn/hop-tac-xa/gom-su-tan-thinh-va-cau-chuyen-thanh-cong-tu-ket-hop-hien-dai-voi-truyen-thong-1093481.html
(Truy cập ngày 25/02/2024).

13. https://trangtraiviet.danviet.vn/nuoi-ca-long-tren-ho-song-da-khai-thac-tiem-nang-dung-huong-20220708115838345.htm(Truy cập ngày 28/02/2024).

14.vvvhttps://baodaklak.vn/kinh-te/202112/huong-di-nao-de-ca-phe-dak-lak-khong-chi-la-xuat-tho-ky-3-e8b1fa6/ (Truy cập ngày 28/02/2024).